Dopo aver detto addio alla fattura classica, quella cartacea, abbiamo imparato a utilizzare una serie di strumenti digitali per portare a termine la medesima incombenza, ottimizzando i tempi tecnici e riducendo il margine di errore umano. La compilazione della fattura elettronica avviene in formato XML, poi si procede all’invio all’Agenzia delle Entrate tramite il sistema di interscambio.
E’ importante perciò che ciascuna impresa o libero professionista disponga di un buon software per la fatturazione elettronica gratuita, calibrato su quelle che sono volta per volta le diverse esigenze. Tali programmi gestionali sono pensati per agevolare le attività di amministrazione, cuore pulsante di qualsiasi realtà aziendale. Occorre monitorare correttamente i flussi di denaro in entrata e in uscita, poiché è soprattutto da ciò che dipende lo sviluppo del business.
La procedura e la gestione dei documenti
Come sappiamo, dal primo gennaio del 2019 è avvenuta una vera e propria rivoluzione in campo amministrativo: è entrato infatti in vigore l’obbligo della fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione e tra privati. La normativa ha previsto che sia l’invio che la ricezione dei documenti fiscali avvengano tramite il Sistema di interscambio. Occorre inoltre procedere, mediante appositi strumenti, alla conservazione delle fatture online.
Per quanto riguarda la procedura, possiamo dire che è abbastanza complessa: bisogna innanzitutto creare un file XML e inviare il tutto al SDI. Si potrebbero portare a termine le stesse incombenze anche senza avere a disposizione un software gestionale. Questo però richiederebbe una dotazione tecnologica ad hoc per svolgere ogni singolo passaggio (la gestione dei file XML, il servizio per la firma elettronica certificata, l’invio e la conservazione dei documenti online).
Il programma per la fatturazione elettronica gratuita permette invece di compiere tutti questi passaggi, facendo riferimento a uno strumento solo.
Quali vantaggi offrono le piattaforme gestionali: una guida
Ricorrendo a un software per la fatturazione elettronica gratuita, la gestione documentale diventa facile anche per chi non abbia troppa dimestichezza con il mondo della tecnologia. In tal modo si eviterà pure di dover continuamente a chiedere supporto al proprio commercialista, snellendo di conseguenza anche il suo lavoro.
Ciascuno step della complessa procedura di invio/ricezione viene eseguito in maniera più spedita dal software. Quest’ultimo infatti salva, di volta in volta, determinati dati che così non devono essere continuamente reinseriti per creare altre fatture. Quali? Per esempio le info relative a prodotti e servizi oltre naturalmente a quelle relative al profilo clienti.
Il tempo e il denaro risparmiati grazie all’impiego del programma per la fatturazione elettronica gratuita possono essere rapidamente reinvestiti e così messi a frutto. Senza contare il fatto che, proprio per via di questa estrema efficienza che caratterizza i software, si possono ridurre gli errori umani (i quali non possono altrimenti essere mai eliminati del tutto e possono, spesso e volentieri, costare molto caro). E’ possibile sfruttare i programmi gratuiti, che non prevedono il versamento di alcun canone: sono una valida soluzione anche se, diversamente da altre soluzioni però a pagamento, possono presentare limitazioni.
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