CiaoComo - Notizie in tempo reale, news a como di cronaca, politica, economia

Archiviazione documentale: per avere i giusti risultati, implementiamola correttamente

Più informazioni su

Archiviazione documentale: in questo periodo in cui la riorganizzazione dei processi aziendali sembra diventata una nuova moda, anziché la necessaria ricerca di modi per ridurre i costi e migliorare la produttività, c’è il rischio che diventi una delle tante vuote “parole d’ordine” usate per coprire una scarsa volontà di cambiare davvero. Se invece si vogliono davvero trarre tutti i vantaggi (e sono numerosi e significativi!) dall’implementazione di un sistema di archivio digitale dei documenti, è necessario pianificare con attenzione modalità, tempi e misure dell’intervento. Così ci hanno spiegato gli specialisti di Datasis, la cui competenza nell’archiviazione documentale li ha resi fornitori – come giustamente si vantano – di numerose grandi aziende: ecco qui, riassunti per comodità in quattro aree d’azione, i loro consigli in merito!

Il flusso di lavoro

Qualsiasi modifica ai processi di lavoro che si sono consolidati in un’azienda nel corso degli anni può essere traumatica e di difficile gestione per i collaboratori; e se questi percepiscono che complichi la loro vita più di quanto le sue conseguenze la semplifichino, l’archiviazione documentale rimarrà sempre un progetto che non riesce a decollare.  Studiate insieme a chi svolge il lavoro in prima persona quali siano i momenti e le modalità migliori per inserire nel processo di lavoro i momenti essenziali dell’acquisizione digitale dei documenti, e le modalità per recuperarli, e determinate con chiarezza chi ne avrà la responsabilità.

L’accesso ai documenti

In un’azienda, non tutti possono vedere tutti i documenti: ci sono lettere riservate, offerte limitate solo ad alcuni clienti, e fatture che non è consigliabile rendere accessibili a tutti. L’archiviazione documentale, ovviamente, rispetta questi identici criteri di riservatezza, e anzi li rende più facili da implementare – ma naturalmente, è necessario che questi siano molto chiaramente determinati fin dall’inizio. Definite da subito che struttura di permessi d’accesso vi sarà necessaria: in futuro sarà sempre possibile alterare, concedere o revocare privilegi e diritti di visualizzazione.

La logistica dei collaboratori

È ovvio: se la vostra azienda ha un solo, enorme ufficio open space, non avrete mai problemi di sorta. Ma se i collaboratori sono sparsi su più uffici, o addirittura su più sedi, o se magari – come molti agenti commerciali  – lavorano all’esterno dell’azienda? Oppure se dovete mantenere i rapporti e un flusso di documenti costante con una rete di negozi? La risposta a queste domande è un punto essenziale di un progetto di archiviazione documentale di successo.

I punti critici

In qualsiasi azienda, l’esigenza di archiviazione documentale – e i benefici che ne possono conseguire – è più significativa in alcuni uffici o reparti che in altri; e questo si rivela una splendida opportunità per iniziare un’implementazione parziale, da ampliare poi agli altri ambiti aziendali. Partite proprio dalle situazioni più critiche, dove il lavoro rallenta, dove il flusso documentale si blocca; l’investimento fatto sarà più contenuto rispetto ad un’integrazione completa, e i vantaggi lo ripagheranno rapidamente, permettendovi di estendere il sistema progressivamente!

 

Più informazioni su